A dispensa eletrônica passo a passo segue sempre a mesma sequência no Compras.gov.br: o órgão publica o aviso, você cadastra a proposta com o seu valor final mínimo, o sistema dá os lances automaticamente durante 6 a 10 horas, o órgão julga e confere a habilitação do 1º colocado, e a autoridade adjudica e homologa. Depois vêm o empenho, a entrega e o pagamento.
As regras estão na Instrução Normativa SEGES/ME nº 67/2021, que criou o Sistema de Dispensa Eletrônica. Abaixo, veja o que acontece em cada etapa e o que você, fornecedor, precisa fazer.
Antes de começar: empresa pronta no Compras.gov.br
Para disputar, a empresa precisa estar preparada. O checklist básico:
- CNPJ compatível: as atividades (CNAE) e o objeto social devem cobrir o que você vai vender.
- Conta gov.br do representante no nível prata ou ouro, exigido em várias funcionalidades.
- Sicaf: credenciamento (nível I) e demais níveis completos, como habilitação jurídica e regularidade fiscal e trabalhista.
- Linhas de fornecimento cadastradas: é por elas que o sistema envia os avisos ao seu e-mail (IN 67, art. 7º).
- Certidões em dia e um kit de documentos em PDF pronto para envio.
Linha do tempo de uma dispensa eletrônica federal
Os prazos abaixo são os mínimos da IN 67/2021. Cada órgão define as datas no aviso.
| Etapa | Quando | Base na IN 67/2021 |
|---|---|---|
| Divulgação do aviso no Compras.gov.br e no PNCP, com e-mail aos fornecedores da linha | Dia 0 | art. 7º |
| Cadastro da proposta, declarações e valor final mínimo | Até a abertura (mínimo de 3 dias úteis) | arts. 8º e 9º |
| Disputa de lances públicos e sucessivos | Dia da disputa, de 6 a 10 horas | art. 11 |
| Ordenação dos lances, análise da proposta e negociação | Logo após o encerramento | arts. 15 a 17 |
| Envio da proposta ajustada e documentos | Prazo definido pelo órgão | arts. 18 e 19 |
| Adjudicação e homologação | Após julgamento e habilitação | art. 23 |
Passo 1: leia o aviso e cadastre a proposta
O aviso deve informar, no mínimo, a especificação do objeto, as quantidades e o preço estimado de cada item, o local e o prazo de entrega, o intervalo mínimo entre lances, a aplicação da LC 123, as condições da contratação, as sanções e a data e o horário da disputa (IN 67, art. 6º). Leia também o termo de referência inteiro. Cuidado com estas armadilhas:
- Unidade de fornecimento: cotar a unidade quando o item pede "caixa com 12".
- Julgamento por grupo: nesse caso, você precisa cotar todos os itens do grupo.
- Prazo de entrega curto ou local de entrega diferente da sede do órgão.
- Exigência técnica escondida no termo de referência, como laudo ou certificado.
A proposta é enviada exclusivamente pelo sistema, até a data e o horário de abertura, com a descrição do objeto, a marca (quando for bem) e o preço (art. 8º). Repita as características exigidas no termo de referência. Proposta genérica, do tipo "conforme edital", é um convite à desclassificação.
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Você informa um valor inicial e pode parametrizar um valor final mínimo, o menor preço que aceita praticar. O sistema dá os lances por você até esse piso (art. 9º). Regras importantes da disputa:
- O valor final mínimo é sigiloso para concorrentes e para o órgão (art. 9º, §2º).
- Você pode baixá-lo durante a disputa, desde que não fique acima de um lance já dado (art. 9º, §1º).
- Todos veem o menor lance em tempo real, sem identificação de quem o deu (art. 13).
- Em lances iguais, vence o registrado primeiro (art. 12, §1º).
- Acompanhar mensagens e eventuais desconexões é responsabilidade sua (art. 10).
Pelo modelo de aviso da AGU, o encerramento é automático, no horário marcado, sem prorrogação e sem tempo aleatório. Vale o horário de Brasília.
💡 Dica Calcule o piso antes da disputa: custo, frete, custos operacionais e financeiros, tributos, reserva de risco e margem. Uma fórmula prática é preço = custo ÷ (1 − tributos − margem). Guarde notas e cotações que comprovam seus custos, caso o órgão questione a exequibilidade do preço.
Passo 3: julgamento, negociação e habilitação
Encerrados os lances, o órgão verifica se a proposta do 1º colocado está adequada ao objeto e se o preço é compatível (art. 15). Se o preço estiver acima do máximo, ele pode negociar. Se o 1º não aceitar, negocia com os seguintes, na ordem de classificação (arts. 16 e 17). Ficar em 2º ou 3º lugar não significa ter perdido.
Depois, o órgão pede pelo sistema a proposta ajustada ao último lance e, se necessário, documentos complementares (art. 18). Havendo planilha de custos, ela deve ser readequada ao novo valor. A habilitação é verificada no Sicaf e, quando for o caso, pelos documentos enviados (art. 19). Se o 1º colocado não for habilitado, examina-se o seguinte (art. 21, parágrafo único).
Em compras para entrega em até 30 dias, ou abaixo de R$ 16.373,03, a regra federal pede só regularidade fiscal federal, social e trabalhista (IN 67, art. 20). O modelo de aviso da AGU também prevê que, se a certidão estiver vencida no Sicaf, o agente consulte os sites oficiais emissores antes de inabilitar.
⚠️ Atenção O prazo para enviar a proposta ajustada costuma ser de poucas horas. Fique de olho no sistema e no e-mail no dia da disputa e no dia seguinte. Perder esse prazo pode significar desclassificação e, conforme o caso, sanção por não entregar a documentação exigida (Lei 14.133, art. 155, IV).
Passo 4: adjudicação e homologação
Concluídos julgamento e habilitação, a autoridade superior adjudica e homologa (art. 23). O contrato, ou instrumento equivalente, deve ser divulgado no PNCP em até 10 dias úteis, condição para que produza efeitos (Lei 14.133, art. 94, II).
Se o procedimento fracassar ou ficar deserto, o órgão pode republicar, fixar prazo para ajustes ou contratar com base em proposta obtida na pesquisa de preços (IN 67, art. 22). Por isso, responder a pedidos de cotação também vale a pena.
Passo 5: empenho, entrega e pagamento
- Empenho ou contrato: o empenho garante que o dinheiro está reservado e pode substituir o contrato na dispensa por valor (art. 95, I). Confira CNPJ, item, quantidade, valor e local. Só compre e mobilize depois dele.
- Prazo: geralmente corre a partir do recebimento do empenho ou da ordem de fornecimento. Se precisar de mais tempo, peça por escrito e antes do vencimento.
- Entrega: exatamente o que foi ofertado, com a mesma marca e o mesmo modelo. O fiscal faz o recebimento provisório e depois o definitivo. Guarde os comprovantes.
- Nota fiscal: com dados da UASG, número do empenho e dados bancários. Se for do Simples, envie a declaração de optante para não sofrer retenção.
- Pagamento: em contratações federais que não ultrapassem R$ 65.492,11, a regra é liquidar em até 5 dias úteis após a nota e pagar em até 5 dias úteis após a liquidação (IN SEGES/ME 77/2022, art. 7º, §2º).
Para acompanhar, pesquise o CNPJ da empresa em "Favorecidos de despesas" no Portal da Transparência. Após uma entrega bem-feita, peça ao fiscal um atestado de capacidade técnica e cadastre-o no Sicaf.
Resumo
- Deixe Sicaf, linhas de fornecimento e certidões em dia antes de disputar.
- Leia aviso e termo de referência inteiros e envie proposta completa, com marca e descrição.
- Os lances são automáticos por 6 a 10 horas, até o seu valor final mínimo, que é sigiloso.
- O órgão pode negociar com o 1º colocado e com os seguintes: o 2º lugar ainda pode vencer.
- O prazo para enviar a proposta ajustada é curto. Acompanhe o sistema.
- A autoridade adjudica e homologa (art. 23). Depois vem o empenho.
- Em contratos federais pequenos, liquidação e pagamento levam até 5 + 5 dias úteis.
