Os documentos exigidos na dispensa de licitação são bem menos numerosos do que muita gente imagina. A lei manda o órgão pedir apenas a habilitação "mínima necessária" para aquele objeto. Em compras com entrega em até 30 dias ou de valor abaixo de R$ 16.373,03, em regra bastam a regularidade fiscal federal, o FGTS e a certidão trabalhista, além das declarações feitas no próprio sistema.
Em compras maiores ou em serviços técnicos, a lista cresce um pouco. Mesmo assim, boa parte dos documentos já fica no SICAF e é consultada pelo órgão sem que você precise enviar arquivos. Veja o que é exigido em cada situação e como se organizar.
O que a lei permite exigir na dispensa
A Lei 14.133/2021 divide a habilitação em quatro blocos (art. 62):
- Jurídica: prova de que a empresa existe e de quem a representa;
- Técnica: atestados, registros e capacidade para executar o objeto;
- Fiscal, social e trabalhista: certidões de regularidade;
- Econômico-financeira: balanço e índices contábeis.
Na contratação direta, o processo precisa comprovar "que o contratado preenche os requisitos de habilitação e qualificação mínima necessária" (art. 72, V). A expressão "mínima necessária" é a chave. O órgão deve pedir só o indispensável para aquela compra. Esqueça a pasta com 40 certidões.
Os três níveis de exigência por valor e tipo de objeto
Em 2026, pelo Decreto 12.807/2025, a dispensa por valor vale para compras e serviços comuns abaixo de R$ 65.492,11 (art. 75, II) e para obras, serviços de engenharia e manutenção de veículos abaixo de R$ 130.984,20 (art. 75, I). Dentro dessas faixas, a exigência de documentos costuma seguir três níveis práticos:
| Nível | Quando se aplica | O que normalmente é exigido | Onde se comprova |
|---|---|---|---|
| 1. Simplificado | Entrega em até 30 dias, ou valor abaixo de R$ 16.373,03 | Regularidade fiscal federal (Receita e PGFN), FGTS e CNDT | SICAF e declarações no sistema de dispensa |
| 2. Padrão | Demais compras e serviços comuns | Nível 1, mais habilitação jurídica (contrato social ou CCMEI), regularidade estadual e/ou municipal e, se o termo de referência pedir, atestado de capacidade técnica | SICAF e anexos enviados pelo sistema, quando solicitados |
| 3. Técnico | Engenharia, saúde, alimentos e outros objetos regulados | Nível 2, mais registro no conselho profissional (CREA, CRQ etc.), alvará sanitário, licenças específicas e atestados das parcelas relevantes | Documentos enviados pelo sistema, conforme o aviso |
Esses níveis são uma referência. Sempre prevalece o que está escrito no aviso de dispensa e no termo de referência.
Habilitação simplificada: quando bastam as certidões federais
A regra mais favorável ao pequeno fornecedor está no art. 70, III, da Lei 14.133 e no art. 20 da IN SEGES/ME 67/2021. Nas contratações para entrega imediata, considerada aquela com prazo de entrega de até 30 dias da ordem de fornecimento, e nas contratações com valor inferior a 1/4 do limite da dispensa para compras em geral, "somente será exigida das pessoas jurídicas a comprovação da regularidade fiscal federal, social e trabalhista".
Em 2026, 1/4 de R$ 65.492,11 corresponde a R$ 16.373,03. Para pessoas físicas, a exigência é a quitação com a Fazenda Federal. Na prática, uma pequena compra de material de escritório com entrega rápida pode ser habilitada só com as certidões que o SICAF já consulta.
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Ao cadastrar a proposta na dispensa eletrônica, o fornecedor marca declarações em campos próprios (IN 67/2021, art. 8º). Você declara:
- que não existe fato impeditivo para licitar ou contratar com a Administração;
- que se enquadra como microempresa ou empresa de pequeno porte, quando for o caso;
- que conhece e aceita as regras e condições da contratação;
- que é responsável pelas transações feitas no sistema;
- que cumpre a reserva de cargos para pessoa com deficiência e reabilitado da Previdência, se couber;
- que não emprega menor de 18 anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre, nem menor de 16 anos, salvo como aprendiz a partir dos 14 (art. 68, VI).
Para usar os benefícios de ME e EPP, a empresa também declara que cumpre o limite do art. 4º, §2º: no ano-calendário, seus contratos com a Administração não podem somar mais de R$ 4,8 milhões.
⚠️ Atenção Marcar "sou ME/EPP" sem ser, ou declarar que não há impedimento quando existe sanção vigente, é apresentar declaração falsa (art. 155, VIII). A punição inclui multa e declaração de inidoneidade de 3 a 6 anos, válida para todos os entes da federação (art. 156, §5º). Confira sua situação antes de clicar.
Como o SICAF ajuda na dispensa
O SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores) é o cadastro de fornecedores do Governo Federal. Na dispensa, ele faz três coisas por você:
- Comprova a habilitação: o órgão consulta suas certidões direto no SICAF, sem pedir arquivos (IN 67/2021, art. 19, §1º).
- Define o seu ramo: as linhas de fornecimento cadastradas indicam o que você vende e são usadas para medir o limite da dispensa (IN 67/2021, art. 4º, §2º).
- Traz os avisos: o sistema envia por e-mail os avisos de dispensa da sua linha de fornecimento (IN 67/2021, art. 7º).
Mantenha sempre atualizados os níveis II (habilitação jurídica) e III (regularidade fiscal federal e trabalhista), que reúnem os documentos mais pedidos na dispensa. As certidões estaduais e municipais do nível IV costumam exigir upload, então anote as datas de validade.
💡 Dica Reserve 10 minutos toda segunda-feira para conferir a validade das certidões no SICAF. Se uma vencer depois da data de recebimento das propostas, o art. 64, II, da Lei 14.133 permite atualizá-la em diligência. E a ME ou EPP com restrição fiscal ou trabalhista tem 5 dias úteis, prorrogáveis por mais 5, para regularizar (LC 123/2006, art. 43, §1º).
Checklist de documentos antes de enviar a proposta
Para todos os fornecedores
- CNPJ ativo e cadastro no SICAF atualizado;
- CND federal (Receita e PGFN), CRF do FGTS e CNDT válidas;
- Contrato social ou CCMEI atualizado no SICAF;
- Certidões estaduais e municipais, se o aviso pedir;
- Porte ME/EPP marcado corretamente e declarações revisadas.
Para quem vende bens
- Registro na Anvisa, certificado do Inmetro, ficha técnica, catálogo, laudo ou amostra, se exigidos;
- Marca, modelo, fabricante e prazo de garantia para a proposta.
Para quem presta serviços
- Atestado de capacidade técnica compatível. Ele pode ser emitido por cliente privado, desde que descreva o serviço, as quantidades, o período e os contatos de quem assina;
- Em engenharia, registro da empresa e do responsável técnico no CREA ou CAU, com ART ou RRT;
- Planilha de custos, quando prevista (IN 67/2021, art. 18, parágrafo único);
- Declaração em substituição à vistoria, quando a vistoria for exigida (art. 63, §§ 2º e 3º).
Resumo
- Na dispensa, o órgão só pode exigir a habilitação mínima necessária (art. 72, V, da Lei 14.133).
- Entrega em até 30 dias ou valor abaixo de R$ 16.373,03: bastam regularidade fiscal federal, social e trabalhista (art. 70, III, e IN 67, art. 20).
- Compras e serviços comuns maiores somam habilitação jurídica e certidões estaduais e municipais. Objetos técnicos pedem registros, licenças e atestados.
- As declarações do sistema têm valor legal. Declaração falsa pode gerar inidoneidade de 3 a 6 anos.
- O SICAF comprova sua habilitação, define seu ramo e envia os avisos. Mantenha as certidões em dia.
- Sempre prevalece o que está no aviso e no termo de referência.
