A ata de registro de preços e a carona são duas peças do Sistema de Registro de Preços (SRP), muito usado nas compras recorrentes do governo. A ata é o documento em que ficam registrados o objeto, os preços, os fornecedores e as condições para contratações futuras. A carona é a adesão a essa ata por um órgão que não participou do início do procedimento.
Para o fornecedor, a regra mais importante é simples: o preço registrado obriga você a fornecer, mas não obriga a Administração a comprar. E a carona só acontece se você aceitar. Abaixo, veja como tudo funciona segundo o Decreto nº 11.462/2023, que regulamenta os arts. 82 a 86 da Lei nº 14.133/2021.
O que é o Sistema de Registro de Preços (SRP)
O SRP é o conjunto de procedimentos para registrar formalmente preços de serviços, obras e aquisição ou locação de bens para contratações futuras (art. 2º, I). O registro pode nascer de licitação, nas modalidades pregão ou concorrência, ou de contratação direta, ou seja, dispensa ou inexigibilidade.
A Administração pode usar o SRP quando julgar pertinente, em especial (art. 3º):
- quando houver necessidade de contratações permanentes ou frequentes;
- quando for conveniente comprar com entregas parceladas ou contratar serviços pagos por unidade de medida (horas, postos de trabalho, tarefa);
- para atender mais de um órgão ou entidade, inclusive em compras centralizadas;
- quando não for possível definir antes a quantidade a ser demandada.
Os principais personagens são o órgão gerenciador, que conduz o procedimento e gerencia a ata; o órgão participante, que indica sua demanda na Intenção de Registro de Preços (IRP) e integra a ata; e o órgão não participante, que não participou do início, mas pode aderir à ata durante a vigência (art. 2º).
Como funciona a ata de registro de preços
A ata é um documento vinculativo e obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação (art. 2º, II). Depois da homologação, registram-se nela os preços e quantitativos do vencedor (art. 18).
Assinatura e prazo
O mais bem classificado é convocado para assinar a ata no prazo e nas condições do edital ou do aviso de contratação direta, sob pena de decadência do direito e sem prejuízo das sanções da Lei 14.133/2021. A assinatura é digital, no próprio sistema. O prazo pode ser prorrogado uma única vez, por igual período, se o pedido for justificado, feito dentro do prazo e aceito pela Administração (art. 19).
Vigência e quantidades
- Vigência: 1 ano, contado do primeiro dia útil após a divulgação no PNCP, prorrogável por igual período se o preço for comprovadamente vantajoso (art. 22).
- Compromisso de mão única: o fornecedor fica obrigado a fornecer, mas a Administração não fica obrigada a contratar (art. 21).
- Teto: é proibido acrescentar quantitativos à ata (art. 23).
- Controle: saldos, adesões e remanejamentos são geridos pela ferramenta Gestão de Atas (art. 24).
Cadastro de reserva
Junto à ata forma-se o cadastro de reserva: primeiro os licitantes que aceitaram cotar igual ao vencedor, na ordem de classificação, e depois os que mantiveram a proposta original (art. 18). Se o vencedor não assinar ou tiver o registro cancelado, a Administração chama esses remanescentes.
⚠️ Atenção Ata assinada não é dinheiro no caixa. A quantidade registrada é um teto, e o órgão pode pedir pouco, muito ou nada. Planeje estoque e capital de giro com isso em mente.
Carona: a adesão à ata por órgão não participante
Durante a vigência, órgãos federais, estaduais, distritais e municipais que não participaram da IRP podem aderir à ata. Para isso, precisam (art. 31):
- justificar a vantagem da adesão;
- demonstrar que os preços são compatíveis com o mercado;
- obter a aceitação prévia do órgão gerenciador e do fornecedor.
O gerenciador só autoriza a adesão depois que o fornecedor aceita (art. 31, §1º). Autorizada, a contratação deve ocorrer em até 90 dias, dentro da vigência da ata (art. 31, §2º).
Ata de Registro de Preços na Prática
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Conhecer o guia →Os limites da carona
A adesão tem limites claros no decreto. Veja o quadro:
| Regra | O que diz o decreto |
|---|---|
| Limite por órgão aderente | Até 50% dos quantitativos registrados para o gerenciador e os participantes (art. 32, I) |
| Limite total das adesões | Não pode passar do dobro do quantitativo de cada item (art. 32, II) |
| Exceções ao limite do dobro | Compra emergencial de medicamentos e material médico-hospitalar em ata do Ministério da Saúde, e adesões exigidas em transferências voluntárias para programa federal (art. 32, §§1º e 2º) |
| Prazo para contratar | Até 90 dias após a autorização, dentro da vigência (art. 31, §2º) |
| Vedação | Órgãos federais não podem aderir a atas de estados, DF ou municípios (art. 33) |
💡 Dica A carona é venda nova sem nova licitação, mas só acontece se você aceitar. Antes de dizer sim, confira logística, prazo e capacidade de entrega naquela região. Uma carona mal avaliada vira atraso, e atraso pode virar processo de sanção.
Remanejamento de quantitativos
O remanejamento é diferente da carona. Aqui, o gerenciador redistribui quantidades que já estão na ata. Ele pode remanejar de participante para participante ou de participante para não participante, com anuência prévia do órgão que terá a quantidade reduzida (art. 30, §§1º e 4º).
Em regra, o fornecedor não precisa concordar com o remanejamento. Há uma exceção: se o remanejamento envolver órgãos de estados, do Distrito Federal ou de municípios distintos, cabe ao fornecedor decidir se aceita o fornecimento (art. 30, §5º).
Preço registrado: quando pode mudar
Os preços podem ser alterados ou atualizados, para cima ou para baixo, em casos de força maior, caso fortuito, fato do príncipe ou fatos imprevisíveis; de criação, alteração ou extinção de tributos com repercussão comprovada; ou quando o edital prever reajuste ou repactuação (art. 25).
- Mercado caiu: o gerenciador convoca para negociar a redução. Quem não aceita reduzir é liberado do item sem penalidade (art. 26, §1º).
- Custo subiu: o fornecedor pode pedir a alteração ao gerenciador, provando o fato com documentos ou planilha de custos (art. 27).
- Pedido sem prova: é indeferido, e o fornecedor tem de cumprir a ata, sob pena de cancelamento do registro e sanções (art. 27, §2º).
O que o fornecedor deve observar
- Acompanhe as IRPs no PNCP. A IRP fica publicada por, no mínimo, 8 dias úteis e mostra, antes do edital, o que o governo pretende comprar e em que volume (art. 9º).
- Leia se o edital permite cotar quantidade inferior. Assim você se obriga só nos limites da própria proposta (art. 15, IV).
- Aceite cotar igual ao vencedor se ficar em segundo, para entrar no topo do cadastro de reserva.
- Tenha um responsável para assinar a ata no sistema dentro do prazo.
- Guarde a planilha de formação de preço e as notas dos insumos, para um eventual pedido de atualização.
- Controle saldos e empenhos recebidos por órgão.
- Defina critérios para aceitar ou recusar caronas: região, frete e prazo.
Atenção: dispensa e inexigibilidade também podem gerar ata, com compromisso de fornecer durante toda a vigência. O texto completo do decreto está no site do Planalto.
Resumo
- A ata registra preços para contratações futuras e vale por 1 ano, prorrogável por igual período (art. 22).
- O fornecedor é obrigado a fornecer, mas o órgão não é obrigado a comprar (art. 21).
- A carona exige justificativa, preço compatível com o mercado e aceitação prévia do gerenciador e do fornecedor (art. 31).
- Cada aderente pode contratar até 50% dos quantitativos registrados, e o total das adesões não passa do dobro de cada item (art. 32).
- Órgão federal não pode aderir a ata de estado, DF ou município (art. 33).
- No remanejamento, em regra, o fornecedor não precisa concordar, salvo entre entes de estados, DF ou municípios distintos (art. 30, §5º).
- Preço só sobe com prova documental; se o mercado cair e você não aceitar reduzir, é liberado sem penalidade (arts. 26 e 27).
